Come impostare la posta elettronica nella propria app del computer o del telefono. IMAP o POP3?

Carissime e carissimi lettori e scrittori di email,
vediamo assieme come impostare un programma per la gestione della propria posta elettronica sui propri dispositivi desktop, laptop o mobile.

Importante premessa: la nostra assistenza si limita al funzionamento della posta tramite webmail.
Questo perché i programmi o app di posta possono essere svariati ed il loro sviluppo e funzionamento non dipende da noi.

In questo articolo offriremo le informazioni di base necessarie per impostare la propria posta elettronica.

Partiamo dalla richiesta assolutamente più frequente: come impostare la propria casella in un dispositivo APPLE (mobile o meno).

I dispositivi Apple nella maggior parte dei casi non danno la possibilità di impostare la posta “manualmente” e quindi per loro è stata creata una procedura automatica.
Dovrai scaricare un file dalla schermata di webmail sul tuo dispositivo, cliccarlo e far continuare la procedura automatica.

1. Connettiti sulla tua webmail tramite l’indirizzo apposito, per esempio
https://webmail.sitifattibene.it

Ti troverai nella pagina di gestione della webmail.
ATTENZIONE: dopo aver fatto login potresti essere rediretto direttamente su roundcube (dove puoi cliccare sui tuoi messaggi). In tal caso individua il pulsante “Webmail Home” per portarti nella schermata di gestione della webmail.


2. Portati nella parte bassa della pagina e clicca “Configure Mail Client”

3. Clicca “IMAP over SSL/TLS” in corrispondenza di “iOS for iOS for iPhone/iPad/iPod and MacOS® Mail.app®”.

4. Infine clicca “Proceed” e segui le istruzioni che riceverai nello schermo del tuo dispositivo.


Come impostare l’app di posta in un qualsiasi altro dispositivo

Per fortuna in linea generale tutti gli altri dispositivi seguono la stessa procedura.
Che si tratti di Thunderbird, K7Mail, Outlook o altro, in generale sarà sufficiente utilizzare la procedura automatica offerta dal programma per impostare la posta elettronica, ricordandosi che:

  • lo username è sempre la casella di posta (info@lamiacasella.com)
  • la password è sempre la password della casella

In alcuni casi la procedura automatica non funziona e sarà necessario andare ad inserire i parametri di posta manualmente.

Se l’email fosse info@ilmiosito.com, i parametri saranno:

Username:info@ilmiosito.com
Password:la password della casella di posta
Incoming Server:mail.ilmiosito.com
IMAP Port: 993 
POP3 Port: 995
Outgoing Server:mail.ilmiosito.com
SMTP Port: 465
IMAP, POP3 ed SMTP richiedono l’autenticazione.

IMAP O POP3?

Generalmente i programmi di posta utilizzano IMAP (Internet message access protocol) come impostazione di default, al posta di POP3 (Post office protocol) e non è necessario preoccuparsene, ma è bene conoscerne la differenza nel caso in cui si debba reimpostare un programma di posta perché, per esempio, si è cambiato web hosting e sul nostro dispositivo la posta era stata impostata con POP3.

Mettiamo caso che fino a ieri eri su bananahosting e avevi info@ilmiosito.com impostata sul telefono o sul pc con protocollo POP3 ed oggi invece il tuo dominio è impostato per funzionare su Easy Green Hosting: il programma di posta non scarica e/o spedisce più la posta perché l’indirizzo del server di posta (che ora è mail.ilmiosito.com) è cambiato.

In questa situazione i casi possibili saranno 3:

  1. i settaggi del programma saranno uguali a prima e tutto continuerà a funzionare come niente fosse;
  2. riuscirai a cambiare i parametri del tuo programma di posta (gli indirizzi del server in entrata e/o uscita e magari anche la password) in modo che continui a funzionare;
  3. non riuscirai a cambiare i settaggi e dovrai cancellare la casella impostata sul tuo programma per reimpostarla da capo.

Se il tuo programma di posta utilizzava il protocollo POP3 (caso 3), allora devi sapere che i messaggi memorizzati fino ad allora sono presenti solamente nel tuo programma di posta e non nel server: cancellando la casella cancellerai anche i messaggi.

Perché? Che differenza c’è tra IMAP e POP3?

  • IMAP (sistema indubbiamente più pratico), non elabora i messaggi solo sul tuo dispositivo, ma parallelamente al server di posta: quando scriviamo, mandiamo, cancelliamo etc un messaggio è come se lo facessimo dalla webmail. Quindi utilizzando IMAP i messaggi letti, spediti e cancellati saranno gli stessi sia che siano letti da qualsiasi altro programma (che utilizza IMAP), sia che si utilizzi la webmail.
  • POP3 scarica la posta dalla cartella inbox e poi lavora solo localmente, sul programma di posta.
    Dopo aver scaricato i nuovi messaggi, il programma di posta che lavora con protocollo POP3 non avrà nessun altra interazione con il server di posta.
    Le email inviate non verranno salvate sul server di posta, ma solo sul proprio dispositivo.
    Le email cancellate dalla inbox* o qualsiasi altra cartella verranno cancellate solamente nel dispositivo e non nel server di posta. E così sarò anche per lo spostamento di messaggi tra caselle o la creazione di draft.

    *il programma di posta dirà al server se, dopo aver scaricato i messaggi, il server dovrà cancellare subito i messaggi dalla inbox (in quel caso il server sarà sempre vuoto), oppure cancellarli dopo un numero di giorno o non cancellarli affatto: a seconda di questa impostazione che è presente solo sul tuo dispositivo potrai sapere se nel server di posta sono rimasti o meno i messaggi nella cartella inbox. Per sapere se e quali messaggio sono presenti sul server di posta puoi anche semplicemente connetterti tramite la webmail, se offerta dal tuo vecchio hosting.

Cosa comporta questo?
Che se cancelli il tuo account di posta impostato con POP3 dal tuo dispositivo, potresti cancellare anche per sempre tutti i messaggi che avevi solo sul tuo dispositivo.

Come ovviare?
In quei casi la cosa migliore da fare è, se il programma di posta lo permette, come nel caso di Thunderbird o Outlook, aggiungere nuovamente l’account di posta con protocollo IMAP senza cancellare il precedente e poi spostare i messaggi facendo copia e incolla da una cartella all’altra, in modo che tutti i messaggi che vogliamo salvare rimangano nel server e non solo sul nostro dispositivo: quando vedremo che i messaggi sono visibili anche dalla webmail del nuovo server, allora potremo tranquillamente cancellare il vecchio account in POP3 dal nostro dispositivo.

Per ora è tutto.
Ti auguriamo buoni settaggi e soprattutto tanti bei messaggi 🙂

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